Tietosuojaseloste
1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI
Pieksämäen Kennelkerho ry:n jäsen-, tiedotus- ja
tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste.
2. REKISTERINPITÄJÄ JA KOTIPAIKKA
Nimi: Pieksämäen Kennelkerho ry
3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
Nimi: Mika Häkkinen
Tehtävä: puheenjohtaja
Sähköposti: mika.hakkinen@joroistensahkotyo.fi
Nimi: Maarit Puurtinen
Tehtävä: sihteeri
Sähköpösti: puurtinenmaarit@gmail.com
4. REKISTERÖIDYT
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien, sen entisten
jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden
yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät
yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia
asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsen-
ja asiakastietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin
kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista.
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen
henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja
kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation
hallinta.
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen
lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä
tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien
järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen
toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyn
terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen,
esimerkiksi tapahtumaosallistumisen peruuntuessa osallistumismaksun
palauttamiseen. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että
vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai
valtuutuksensa.
Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että
rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn
oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Henkilötunnuksia
käsitellään vain siinä tapauksessa, että sen käsittelyyn on jokin lakisääteinen
peruste.
6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja
yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja.
Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna
etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja.
Käsiteltäviä tietoja ovat:
Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
Rekisteröidyn osoitetiedot ja kotipaikka
Rekisteröidyn sähköpostiosoite
Rekisteröidyn puhelinnumero
Rekisteröidyn suostumus suoramarkkinointiin ja viestintään
tai sen esto
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
Rekisteröidyn jäsennumero ja jäsenlaji sekä jäsenyyden kesto
Rekisteröidyn henkilötunnus tarvittaessa ja lakisääteisen
tietojen käsittelyperusteen täyttyessä
Rekisteröidyn luottamustehtävä yhdistyksessä
Verkkotunnistetiedot sekä tiedot käytetystä kanavasta,
sovelluksesta, laitteesta ja selaimesta, kuten
Laitteen malli
Käytetyn sovelluksen tiedot
Käytetyn selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot
Verkkotunnistetiedot, kuten evästeet ja ip-osoitteet,
laskennallinen tunniste Istuntotunnisteet: aika ja kesto
Sijaintitiedot (GPS, WLAN tai matkapuhelinverkon tukiasemien
avulla muodostetut paikkatiedot) asiakkaan suostumukseen perustuen
Tietojärjestelmissä tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot
7. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ
Yhdistyksen verkkopalveluissa käytettävillä evästeillä ja
muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä
parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.
Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella yhdistys voi
analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat
käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös
yhdistyksen ja sen viestinnän ja tiedotuksen kohdentamisessa sekä
tiedotustoimenpiteiden optimoinnissa.
Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää
evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on
mahdollista, ettei kaikkia yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää.
8. REKISTERIN TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään heidän suostumuksellaan
sekä muilta toimintaan kiinteästi liittyviltä yhdistyksiltä ja seuroilta.
Jäsenrekisterin pentuejäsentietojen osalta tietoja kerätään kolmannelta
osapuolelta, mutta tiedon saannin jälkeen kerätään asianomaisen suostumus
henkilötietojen käsittelyyn.
9. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen
yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien
toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille
palveluntarjoajille järjestelmien toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen
ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää
henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän
tietosuojaselosteen mukaisesti.
Yhdistyksen järjestelmätoimittajat ovat sitoutuneet
ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedot salassa ja käsittelemään
tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksen
huomioon ottaen. Tiedot luovutetaan konekielisessä muodossa, tapauksesta
riippuen turvallisen teknisen käyttöyhteyden kautta.
10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja
tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on
suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen
ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja
salasanoilla. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen
verkkoyhteyksien kautta. Sähköpostiliikenteessä käsiteltäviä henkilötietoja
siirretään ainoastaan yhdistyksen itse hallinnoimissa sähköpostiosoitteissa,
joiden tietoturvallisuus on varmistettu sopimuksin yhteistyökumppaneiden
kanssa.
Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen luottamushenkilöt ja
yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen
käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti ja käsittelijöiden kanssa
on sovittu asiasta kirjallisesti henkilötietojen käsittely- ja salassapitosopimusten
muodossa.
11. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN
TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita
palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella
perusteella:
Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä
vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso
Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet
henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä
tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada
jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä
Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti tai
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa
henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa
muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on
välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan
unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan
henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen
lainsäädännön mukaisesti.
12. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin
rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen
henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden
päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin
oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan
säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen
sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Huomioi myös, että tietojen varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen
lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä.
Tarkista tarvittaessa rekisterijärjestelmän palveluntarjoajalta (esim.
sopimuksesta tai käyttöehdoista) kuinka kauan palveluntarjoaja säilyttää
poistettuja tietoja varmuuskopioissa.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien
toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan kymmenen
vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä
henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen
pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin
tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden
vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei
edellytä yhdistystä säilyttämään tietoja.
13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa
henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi
antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja
kieltoja; esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedote- ja
markkinointiviestit.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus
soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat
Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja
tietojen täydentämistä
vaatia henkilötietojensa poistamista
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa
käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn
suostumukseen
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen
erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin
henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää
kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on
itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee
kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely
suoritetaan automaattisesti ja
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden
toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan
mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään
kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön
käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa
laissa säädetyllä perusteella.
14. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus
asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion
valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka
sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole
käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
15. YHTEYDENOTOT
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt,
kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä
sähköpostitse kohdassa 3. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen /
sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai
hänen valtuuttamansa edustaja.