Tietosuojaseloste


1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI

Pieksämäen Kennelkerho ry:n jäsen-, tiedotus- ja
tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA KOTIPAIKKA

Nimi: Pieksämäen Kennelkerho ry

3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Nimi: Mika Häkkinen

Tehtävä: puheenjohtaja

Sähköposti: mika.hakkinen@joroistensahkotyo.fi


Nimi: Maarit Puurtinen

Tehtävä: sihteeri

Sähköpösti: puurtinenmaarit@gmail.com


4. REKISTERÖIDYT

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien, sen entisten
jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden
yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.


Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät
yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia
asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsen-
ja asiakastietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin
kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen
henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja
kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation
hallinta.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen
lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä
tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien
järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen
toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyn
terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen,
esimerkiksi tapahtumaosallistumisen peruuntuessa osallistumismaksun
palauttamiseen. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että
vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai
valtuutuksensa.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että
rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn
oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Henkilötunnuksia
käsitellään vain siinä tapauksessa, että sen käsittelyyn on jokin lakisääteinen
peruste.

6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja
yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja.
Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna
etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja.

Käsiteltäviä tietoja ovat:

Rekisteröidyn etu- ja sukunimi

Rekisteröidyn osoitetiedot ja kotipaikka

Rekisteröidyn sähköpostiosoite

Rekisteröidyn puhelinnumero

Rekisteröidyn suostumus suoramarkkinointiin ja viestintään
tai sen esto

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot

Rekisteröidyn jäsennumero ja jäsenlaji sekä jäsenyyden kesto

Rekisteröidyn henkilötunnus tarvittaessa ja lakisääteisen
tietojen käsittelyperusteen täyttyessä

Rekisteröidyn luottamustehtävä yhdistyksessä

Verkkotunnistetiedot sekä tiedot käytetystä kanavasta,
sovelluksesta, laitteesta ja selaimesta, kuten

Laitteen malli

Käytetyn sovelluksen tiedot

Käytetyn selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot

Verkkotunnistetiedot, kuten evästeet ja ip-osoitteet,
laskennallinen tunniste Istuntotunnisteet: aika ja kesto

Sijaintitiedot (GPS, WLAN tai matkapuhelinverkon tukiasemien
avulla muodostetut paikkatiedot) asiakkaan suostumukseen perustuen

Tietojärjestelmissä tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot

7. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

Yhdistyksen verkkopalveluissa käytettävillä evästeillä ja
muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä
parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella yhdistys voi
analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat
käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös
yhdistyksen ja sen viestinnän ja tiedotuksen kohdentamisessa sekä
tiedotustoimenpiteiden optimoinnissa.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää
evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on
mahdollista, ettei kaikkia yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

8. REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään heidän suostumuksellaan
sekä muilta toimintaan kiinteästi liittyviltä yhdistyksiltä ja seuroilta.
Jäsenrekisterin pentuejäsentietojen osalta tietoja kerätään kolmannelta
osapuolelta, mutta tiedon saannin jälkeen kerätään asianomaisen suostumus
henkilötietojen käsittelyyn.

9. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen
yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien
toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille
palveluntarjoajille järjestelmien toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen
ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää
henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän
tietosuojaselosteen mukaisesti.

Yhdistyksen järjestelmätoimittajat ovat sitoutuneet
ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedot salassa ja käsittelemään
tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksen
huomioon ottaen. Tiedot luovutetaan konekielisessä muodossa, tapauksesta
riippuen turvallisen teknisen käyttöyhteyden kautta.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja
tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on
suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen
ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja
salasanoilla. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen
verkkoyhteyksien kautta. Sähköpostiliikenteessä käsiteltäviä henkilötietoja
siirretään ainoastaan yhdistyksen itse hallinnoimissa sähköpostiosoitteissa,
joiden tietoturvallisuus on varmistettu sopimuksin yhteistyökumppaneiden
kanssa.

Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen luottamushenkilöt ja
yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen
käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti ja käsittelijöiden kanssa
on sovittu asiasta kirjallisesti henkilötietojen käsittely- ja salassapitosopimusten
muodossa.

11. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN
TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita
palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella
perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä
vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso

Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet
henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä
tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada
jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä
Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti tai

Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa
henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa
muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on
välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan
unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan
henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen
lainsäädännön mukaisesti.

12. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin
rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen
henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden
päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin
oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan
säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen
sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Huomioi myös, että tietojen varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen
lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä.
Tarkista tarvittaessa rekisterijärjestelmän palveluntarjoajalta (esim.
sopimuksesta tai käyttöehdoista) kuinka kauan palveluntarjoaja säilyttää
poistettuja tietoja varmuuskopioissa.


Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien
toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan kymmenen
vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä
henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen
pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin
tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden
vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei
edellytä yhdistystä säilyttämään tietoja.

13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa
henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi
antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja
kieltoja; esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedote- ja
markkinointiviestit.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus
soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat
Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot

vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja
tietojen täydentämistä

vaatia henkilötietojensa poistamista

peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa
käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn
suostumukseen

vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen
erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin
henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu

saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää
kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on
itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee
kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely
suoritetaan automaattisesti ja

vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden
toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan
mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään
kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön
käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa
laissa säädetyllä perusteella.

14. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus
asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion
valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka
sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole
käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

15. YHTEYDENOTOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt,
kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä
sähköpostitse kohdassa 3. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen /
sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai
hänen valtuuttamansa edustaja.